À propos de nous
Réseau européen de formation judiciaire

Le REFJ est une organisation à but non lucratif officiellement enregistrée et basée à Bruxelles.
Belgique à Rue du Commerce 123,
B-1000, Bruxelles, Belgique.

Téléphone +32 2 280 22 42 et

Email ejtn@ejtn.eu
Le REFJ est la principale plate-forme et le principal promoteur de la formation et de l’échange de connaissances des systèmes judiciaires européens. Fondé en 2000, le REFJ élabore des normes et des programmes de formation, coordonne les échanges et les programmes de formation judiciaire et encourage la coopération entre les organismes nationaux de formation de l’UE.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle et qu’entend-on par traitement de données personnelles ?
Les données personnelles sont toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Chaque élément d’information avec lequel une personne peut être identifiée, directement ou indirectement, est une donnée personnelle. Il peut s’agir par exemple de votre nom, de vos coordonnées et de toute autre information qui vous est liée ou peut être liée à vous, y compris, par exemple, votre adresse électronique, vos informations de localisation, votre code de connexion, vos données de santé, vos coordonnées bancaires, etc.

Ce qui relève du traitement des données à caractère personnel est défini comme tout acte ou ensemble d’actes relatifs à des données à caractère personnel ou effectués sur celles-ci.

Quelles sont les données personnelles collectées par le REFJ ?

En fonction de votre contact avec nous, nous recueillons les informations suivantes vous concernant :

Veuillez noter que le REFJ ne traite pas de données personnelles relatives aux mineurs et que ses activités ne sont pas destinées aux mineurs.

∆ A propos de la catégorie spéciale de données personnelles ∆

Certains types de données personnelles doivent faire l’objet d’une attention et d’une protection particulières dans le cadre du GDPR. En effet, la (mauvaise) utilisation de ces données peut, par nature, avoir des conséquences négatives pour la personne à laquelle elles appartiennent. Ce type de données est appelé « catégories spéciales » de données personnelles, et sont des informations telles que :

• Les données révélant les opinions politiques ;
• Les données révélant des convictions religieuses ou philosophiques ;
• Les données révélant l’appartenance syndicale ;
• Les données génétiques et biométriques traitées dans le but d’identifier de manière unique une personne physique ;
• Les données relatives à la santé ;
• Les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

Selon le GDPR, le traitement de ce type de données est interdit, sauf exception.

En règle générale, le REFJ ne traite pas de catégorie spéciale de données personnelles. Dans certains cas exceptionnels, cependant, hors nécessité, nous pouvons traiter cette catégorie de données personnelles en raison :

• des exigences liées à la mobilité,
• des besoins diététiques, ou
• les demandes de repas spéciaux, qui peuvent indiquer des conditions personnelles ou des croyances religieuses.

Si/quand cela se produit, le REFJ collectera ce type de données directement auprès de vous et sur la base de votre consentement explicite, ce qui constitue l’une des exceptions autorisées par le GDPR. Le REFJ accordera également une attention et une protection supplémentaires à ces informations.

Qui est responsable de vos données personnelles ?
Le REFJ est responsable de vos données personnelles. Ceci signifie que le REFJ détermine lui-même la finalité et les moyens du traitement et que le REFJ est responsable du respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?
Le REFJ utilise vos données personnelles pour les raisons suivantes :

• pour offrir des séminaires et des conférences éducatives, des événements de formation, des possibilités de formation axées sur les échanges et des visites d’étude, ainsi que diverses ressources d’apprentissage telles que des manuels et des suggestions de programmes de formation ;
• pour fournir des bases de données d’expertise et d’experts dans lesquelles des conférenciers, des experts ou d’autres producteurs de contenu peuvent être puisés pour des séminaires, des projets ou d’autres engagements ;
• pour faciliter ses propres réunions diverses ainsi que les données nécessaires à son fonctionnement quotidien ;
• pour la gestion de la relation client et les activités de notre base de données de clients et d’autres parties prenantes du REFJ, et pour vous informer de nos activités ;
• pour prendre contact avec vous ;
• pour vous envoyer des informations ;
• pour conclure et exécuter des accords ;
• pour informer et conseiller ;
• pour la participation à des panels ;
• pour le traitement des plaintes et des compliments ;
• pouvoir défendre notre entreprise dans des litiges et défendre nos droits légaux.

Pourquoi sommes-nous autorisés à traiter vos données ?
Conformément à la législation, en particulier le GDPR, le REFJ ne peut traiter les données personnelles que si l’une des bases légales s’applique. Le REFJ applique les bases juridiques suivantes pour le traitement des données personnelles :

• après avoir obtenu votre consentement ; celui-ci deviendra un consentement explicite lorsque/si cela concerne des catégories spéciales de données personnelles ;
• dans le cadre de la formation et/ou de l’exécution d’un contrat ;
• pour se conformer à la loi ;
• dans le cadre des intérêts commerciaux légitimes du REFJ, où le REFJ veille à ce que l’impact sur votre vie privée soit aussi limité que possible.

Par exemple, les données personnelles sont traitées :

• lorsque nous recevons une demande d’information de votre part ;
• lorsque nous vous faisons une offre ou exécutons un contrat avec vous ;
• à des fins légales (y compris le traitement comptable, les obligations fiscales et les obligations liées à des ordonnances judiciaires ou à d’autres lois et règlements obligatoires) ;
• pour garder une base de données des clients ou des personnes avec qui nous avons interagi.

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Le REFJ traite vos données privées afin de remplir son mandat commercial et d’autres obligations, notamment :

• Évaluer, sélectionner et confirmer les participants aux séminaires et conférences éducatifs du REFJ, aux événements de formation, aux opportunités de formation axées sur les échanges et aux visites d’étude.
• Veiller à ce que toutes les obligations contractuelles (y compris le remboursement des coûts associés à la participation aux séminaires et conférences éducatifs du REFJ, aux événements de formation, aux possibilités de formation axées sur les échanges et aux visites d’étude, ainsi que les conditions de cette formation) soient respectées.
• Veiller à ce que toutes les obligations contractuelles (y compris le remboursement des coûts associés à la participation aux séminaires et conférences éducatifs du REFJ, aux événements de formation, aux possibilités de formation axées sur les échanges et aux visites d’étude, ainsi que les conditions de cette formation) soient respectées.
• Veiller à l’organisation quotidienne et pratique des séminaires et conférences éducatifs, des événements de formation, des possibilités de formation axées sur les échanges et des visites d’étude.
• À des fins d’établissement de rapports à l’intention de nos institutions de cofinancement, les rapports contiendront des mesures statistiques et des évaluations des séminaires et conférences éducatifs du REFJ, des événements de formation et des possibilités de formation axées sur l’échange, bien que la grande majorité des données contenues dans ces rapports soient anonymes.
• À des fins promotionnelles (dans nos publications et sur notre site web et nos sites de médias sociaux, par exemple), nous pouvons publier des témoignages et/ou des citations de participants à nos séminaires et conférences éducatifs, à nos événements de formation, à nos opportunités de formation axées sur l’échange – le REFJ demande séparément à ces participants l’autorisation de le faire.
• Fournir l’accès aux ressources, plateformes et formulaires de demande en ligne du REFJ.
• La fourniture d’informations opportunes et pertinentes sur la justice européenne, les experts judiciaires et l’expertise judiciaire est assurée par les plates-formes et outils pertinents.
• La gestion du personnel du REFJ et la gestion des carrières ainsi que le recrutement.
• Gérer les relations commerciales du REFJ avec les différents fournisseurs (notamment les fournisseurs de matériaux, les imprimeries et les fournisseurs de services publics et informatiques) afin d’assurer le fonctionnement quotidien du REFJ ainsi que la production des documents judiciaires du REFJ.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Le REFJ ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données sont traitées, et en tout cas aussi longtemps que l’exigent les réglementations spécifiques. En général, pour les processus pour lesquels vous nous avez donné votre consentement, vos données personnelles sont stockées par le REFJ jusqu’à ce que vous le révoquiez.

Pour tous les autres processus, le REFJ dispose d’une politique de conservation des données complète, qui permet de savoir combien de temps nous conservons les données personnelles, conformément à la réglementation applicable.

Comment obtenons-nous vos données personnelles ?
Nous obtenons vos données personnelles parce que vous nous demandez des informations, que vous interagissez avec nous via notre site web, que vous nous envoyez un courriel, que vous nous téléphonez ou que nous nous rencontrons en personne. Nous obtenons également des informations vous concernant lorsque vous postulez à une offre d’emploi dans notre entreprise ou que vous manifestez votre intérêt pour l’offre d’emploi en interagissant avec nous.

Partageons-nous vos données personnelles ?
Nous faisons parfois appel à des tiers pour gérer nos plates-formes. Il est possible que ces tiers aient accès à vos données personnelles. Si tel est le cas, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que vos données sont sécurisées de manière adéquate et utilisées exclusivement aux fins prévues. Vos données personnelles ne seront en aucun cas vendues à des tiers par le REFJ.

• La transmission et la réception de données personnelles au sein du REFJ.
  Le REFJ peut échanger vos données (personnelles) entre les différents employés de l’organisation, dans la mesure où cela est nécessaire au regard de la finalité du traitement des données.
• La transmission et la réception de données en dehors du REFJ.
  La finalité du traitement de vos données personnelles peut impliquer le partage de données personnelles avec d’autres organisations. Dans la mesure où il n’existe pas de consentement explicite ou d’obligation légale, cet échange d’informations n’aura lieu que sur la base de l’exécution de l’accord entre vous et le REFJ ou lorsque le REFJ a un intérêt légitime.
• Pas d’usage commercial.
  Le REFJ ne vendra pas vos données personnelles à des tiers sans votre autorisation.

Partage des données en dehors du REFJ
Dans le cadre de ses activités et obligations quotidiennes, le REFJ partage des données à caractère personnel avec les tiers suivants de la manière suivante :

• Avec les représentants des membres, observateurs et partenaires du REFJ afin d’évaluer, de sélectionner et de confirmer les participants aux séminaires et conférences éducatifs du REFJ, aux événements de formation, aux opportunités de formation axées sur les échanges, aux visites d’étude ou aux réunions.
• Dans le cadre de l’accès au site web, aux plateformes et aux outils en ligne du REFJ, vos identifiants de connexion sont stockés dans ces systèmes.
• Pour la collecte de statistiques, notre site web et d’autres plateformes captureront des données limitées sur les visiteurs (telles que les adresses IP et la géographie d’origine) lorsqu’ils les visiteront.
• À des fins d’établissement de rapports à l’intention de nos institutions de cofinancement, les rapports contiendront des mesures statistiques et des évaluations des séminaires et conférences éducatifs du REFJ, des événements de formation et des possibilités de formation axées sur l’échange, bien que la grande majorité des données contenues dans ces rapports soient anonymes.
• À des fins promotionnelles, nous pouvons publier des témoignages et/ou des citations de participants à nos séminaires et conférences éducatifs, à nos événements de formation, à nos opportunités de formation axées sur l’échange dans, par exemple, nos publications et sur notre site web et nos sites de médias sociaux – le REFJ demande séparément à ces participants l’autorisation de le faire.
• Dans des cas limités, lorsque l’organisation du transport, de l’hébergement, de la restauration ou d’autres services le nécessitent, le REFJ partagera vos données personnelles pour faciliter les services nécessaires associés à la participation aux événements du REFJ.
• Lors des audits financiers obligatoires, vos données personnelles peuvent être traitées par des auditeurs dûment autorisés.
• Lorsque cela est nécessaire et exigé par la loi, les autorités gouvernementales, afin de garantir l’accès aux séminaires et conférences éducatifs du REFJ, aux événements de formation, aux possibilités de formation axées sur les échanges, aux visites d’étude ou aux réunions.
• Le cas échéant, le REFJ partagera des données personnelles avec des enquêteurs, des forces de police ou d’autres responsables de l’application de la loi dans les situations requises.

Vos données vont-elles quitter l’Espace économique européen ?
En règle générale, le REFJ ne transfère ni ne partage aucune donnée personnelle en dehors de l’Espace économique européen (EEE).

Dans certains cas limités, un partenaire spécifique du REFJ en dehors de l’EEE peut accéder aux données personnelles. Dans ce cas, les données à caractère personnel dont dispose ce partenaire spécifique concernent strictement les données nécessaires à ce représentant particulier. Par exemple, l’organisation partenaire du REFJ dans un pays donné hors de l’EEE serait en mesure de voir les données nécessaires des participants du REFJ destinés à un séminaire ou à une réunion dans ce pays particulier uniquement.

Dans les rares cas où le REFJ transfère des données personnelles en dehors de l’EEE, le REFJ prendra toutes les mesures légalement requises pour garantir que vos données personnelles sont protégées de manière adéquate. Ces étapes peuvent être par exemple des clauses contractuelles standards approuvées par la Commission européenne ou d’autres mécanismes internationaux de transfert de données approuvés.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Le REFJ a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte ou contre toute forme de traitement illégal. Le REFJ a établi une politique de sécurité de l’information et a pris des mesures physiques, organisationnelles et électroniques pour la respecter.

Quels sont vos droits en matière de protection de la vie privée ?
Le GDPR vous donne plusieurs droits sur vos données personnelles. Vous avez le droit de :

• Accéder à vos données ;
• Modifier/rectifier vos données ;
• Effacer vos données (« droit à l’oubli ») ;
• Restreindre le traitement de vos données ;
• Recevoir et déplacer vos données (« droit à la portabilité des données ») ;
• S’opposer au traitement ;
• Ne pas être soumis à une prise de décision automatisée : Le REFJ ne recourt pas au traitement automatisé ;
• Se plaindre auprès d’une autorité de contrôle : en Belgique, il s’agit de la Gegevensbeschermingsautoriteit;
• Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

Pour exercer l’un de vos droits, veuillez nous envoyer un courriel à dpo@ejtn.eu. Après avoir confirmé votre identité pour vérifier que vous êtes bien la personne que vous déclarez être, nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable, mais en tout état de cause dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Pour les demandes particulièrement complexes, le délai peut être porté à 60 jours. Le REFJ peut également refuser votre demande, mais nous devrons justifier cette décision auprès de vous.

Changements

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à cette déclaration de confidentialité. Par conséquent, consultez régulièrement la déclaration de confidentialité pour connaître la dernière version de notre politique de confidentialité.

Questions?
ISi vous avez des questions sur notre politique de confidentialité, veuillez nous contacter via ejtn@ejtn.eu ou dpo@ejtn.eu

Dernière modification en juin 2022.