25 avril 2024

Job advertisement – Office Manager

A propos du REFJ

Le Réseau européen de formation judiciaire (REFJ) est une association fondée sur l’adhésion. Nos membres sont des institutions de formation judiciaire de tous les États membres de l’Union européenne et l’Académie de droit européen.

Notre vision est de favoriser la confiance mutuelle entre les professionnels de la justice de toute l’UE et de contribuer à la création d’une culture juridique et judiciaire européenne commune. Nous réalisons cette vision en offrant des opportunités de mise en réseau à nos membres, observateurs et partenaires, et en proposant des formations sur mesure à l’ensemble des 400 000 juges, procureurs, personnels des tribunaux et formateurs judiciaires de l’UE.

Les équipes du REFJ sont composées de professionnels très motivés qui s’efforcent d’avoir le plus grand impact possible grâce à leurs projets dans plusieurs pays.

Votre fonction en quelques mots…

En tant qu’Office Manager, vous êtes un membre clé du secrétariat du REFJ. Votre rôle est d’assurer le bon fonctionnement du bureau au quotidien et de créer un environnement de travail agréable pour vos collègues. En outre, vous fournissez un soutien administratif aux responsables des équipes “Exchanges & Training”, “innovation”, “Digitalisation & Resources” qu’au responsable RH.

Dans le cadre de cette fonction, vous avez accès à des informations sensibles et confidentielles que vous traitez avec la plus grande discrétion et le plus grand tact.

Vous faites partie de l’équipe du bureau du secrétaire général et rapportez au conseiller juridique du secrétaire général.

Vos principales responsabilités

Activités d’office management

  • Vous créez, communiquez et mettez à jour différentes procédures de bureau (téléphone, parking, etc.) ;
  • Vous commandez et tenez l’inventaire des fournitures de bureau ;
  • Vous négociez avec les fournisseurs, vérifiez les factures entrantes relatives aux fournisseurs de bureau et les traitez avec la comptabilité ;
  • Vous êtes en charge de la ligne budgétaire relative aux fournitures de bureau ;
  • Vous veillez à la bonne tenue du bureau (propreté, approvisionnement, etc.) ;
  • Vous êtes le point de contact pour la réceptionniste du bâtiment et vous traitez/distribuez le courrier entrant ;
  • Vous êtes en contact avec le gestionnaire du bâtiment pour toutes les questions relatives au bâtiment ;
  • Vous faites partie de l’équipe chargée du déménagement des bureaux et vous vous occupez des aspects logistiques (2025-2026) ;
  • Vous accordez une attention particulière à l’empreinte carbone du bureau et mettez en œuvre des procédures visant à garantir la durabilité environnementale du bureau ;
  • Vous gérez toutes les communications liées au bureau, y compris les grèves des transports, les jours de fermeture du bureau, etc ;
  • En collaboration avec le responsable de la communication, vous commandez les dossiers d’information de l’entreprise, ainsi que les cadeaux de l’entreprise ;
  • Vous accueillez les nouveaux arrivants au bureau, en veillant à ce qu’ils disposent d’un espace de travail et de tout l’équipement nécessaire dès leur arrivée ;
  • Vous gérez notre boîte de réception « info » et redirigez les courriels entrants en conséquence ;
  • Vous organisez et coordonnez les événements du personnel ;
  • Vous proposez des idées pour développer les activités de bien-être au bureau ;
  • Vous agissez en tant que responsable de la santé et de la sécurité pour le REFJ ;
  • Vous recherchez des moyens nouveaux et plus efficaces pour gérer les tâches liées au bureau. Vous travaillez en étroite collaboration avec l’assistant(e) du secrétaire général et êtes son back-up.

Activités de support administratif

  • Vous préparez l’onboarding des nouveaux arrivants en préparant leur agenda ;
  • Vous organisez les entretiens avec les candidats externes ;
  • Vous vous occupez de l’organisation des voyages des chefs d’unité en faisant appel à notre agence de voyage ;
  • Vous fournissez un soutien administratif de base (formatage de documents, impression de documents pour les réunions, etc.)
  • Vous fournissez un soutien pour toute autre tâche administrative relevant de vos compétences.
  • Compétences et expérience souhaitées
  • Vous disposez d’une expérience professionnelle de un à trois ans dans une fonction de support dans un environnement international ;
  • Vous êtes titulaire d’un diplôme de premier cycle, mais ce n’est pas indispensable ;
  • Vous portez un réel intérêt à la mission du REFJ ;
  • Vous appréciez les tâches administratives « avec une touche d’originalité » ;
  • Vous avez une véritable passion pour l’Office Management et son large éventail d’activités ;
  • Vous êtes fier(e) de fournir un travail de haute qualité, sur lequel vos collègues peuvent compter ;
  • Vous avez une éthique irréprochable ;
  • Vous vous considérez comme une personne dynamique qui fait avancer les choses ;
  • Vous avez une approche centrée sur le client et vous aimez travailler avec diverses parties prenantes, tant internes qu’externes ;
  • Vous avez d’excellentes compétences en matière d’organisation et de planification et un sens aigu du détail ;
  • Vous maîtrisez les logiciels MS Office ;
  • Vous avez une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une bonne connaissance pratique du français ;
  • Par-dessus tout, vous avez l’esprit d’équipe, une personnalité ouverte et amicale et le sens de l’humour.

Lieu de travail

La fonction est basée à Bruxelles.

Nous vous offrons:

  • Un contrat permanent assorti d’avantages extra-légaux ;
  • Un lieu de travail agréable au sein d’une équipe de professionnels hautement motivée ;
  • L’opportunité de travailler dans une organisation véritablement diversifiée et multiculturelle qui contribue à rendre le monde meilleur.

Comment postuler

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation en anglais à recruitment@ejtn.eu en mentionnant « Office Manager » en objet.

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